Документы по защите персональных данных
Компания или предприниматель, работающий с клиентами, сотрудниками или пользователями, обязаны соблюдать правила обработки персональных данных. Без грамотно оформленного пакета документации невозможно соблюдать законность и безопасность таких процессов в условиях постоянных изменений законодательства и подходов надзорных органов. Это обязанность бизнеса, если он взаимодействует с персональными данными.
Что такое персональные данные?
Персональные данные — это информация, которая относится к конкретному физическому лицу. Сюда входят ФИО и паспортные данные, IP-адреса, сведения о здоровье, биометрическая информация и иные категории согласно Федеральному закону №152-ФЗ.
Их нередко используют для атак и угроз, поэтому важно проводить аудит, внедрять меры обеспечения и правильно оформлять документацию как часть информационной безопасности.
Мы всегда учитываем уровень конфиденциальности и тип деятельности для создания защищенной структуры хранения и обработки ПДн.
С кем мы работаем?
С теми, кому требуется разработка документов по защите персональных данных: с физическими и юридическими лицами, предпринимателями. Если вы начинаете или уже обрабатываете ПД, вне зависимости от масштаба и целей, то обязаны соблюдать принятые нормы.
Поможем оформить и внедрить пакет документов по защите персональных данных с учетом типа деятельности, состава материалов, подходящих программ и прав субъекта.
Зачем мы вам нужны?
Сегодня компании сталкиваются не только с ростом требований к обработке персональных данных, но и с проверками со стороны государственных и контролирующих органов. Это повышает риски получения административных штрафов или утраты репутации.
С 2021 года по статье 13.11 КоАП РФ применяются меры, включая блокировку ресурсов, штрафы, дисквалификацию руководителя и запрет на ведение деятельности.
Чтобы не доводить до критических ситуаций, лучше заранее разрабатывать правильный подход к документообороту и системе защиты данных.
Мы предоставим рекомендации, которые позволят соблюдать требования закона, сформировать акт о готовности, получить заключение экспертов и уверенно пройти проверку.
Что будет, если не оформить документы?
Если не оформить обязательный пакет документов, можно столкнуться с серьезными последствиями:
- штрафами до 18 млн. рублей;
- блокировкой ресурсов;
- дисквалификацией руководителя;
- утраченным доверием клиентов и партнеров.
Возможные штрафы
Нарушения в области обработки персональных данных требуют внимания. При отсутствии правильного оформления применяются административные меры:
- отсутствие документов по обработке ПДн — до 60 000 рублей для компаний;
- обработка без согласия — до 700 000 рублей, при повторе — до 1,5 млн. рублей;
- незаконная обработка — от 60 тыс. до 300 тыс. рублей;
- нарушение хранения — до 100 000 рублей;
- утечка персональных данных — от 3 млн. до 15 млн. рублей;
- биометрические данные — до 20 млн. рублей;
- повторные случаи — до 3% выручки, но не менее 25 млн. рублей.
Как показывает практика, даже формальные несоответствия в документации становятся причиной серьезных последствий. Не стоит ждать факта нарушения — лучше заранее подготовиться с помощью наших экспертов.
Как предоставляется услуга
Услуга осуществляется в несколько этапов:
- Первичная консультация по специфике деятельности, целей и объема обработки ПДн;
- Аудит текущего состояния — анализ действующих материалов, файлов;
- Разработка пакета, включая локальные регламенты, положения о неразглашении, журналы обращений, приказы и инструкции;
- Предоставление рекомендаций, обучение и инструктаж;
- Передача готового комплекта в электронной и бумажной форме;
- При необходимости — прохождение согласования с ответственными лицами.
Документацию адаптируем под вашу структуру. При этом вы сможете предоставить их в ходе проверок или при поступлении обращений со стороны органов. Мы укажем срок действия и порядок выполнения, а также правила предъявления документации при контроле.
Какие документы по обработке ПДн нужны в компании?
В перечень документов по персональным данным входит:
- политика обработки ПДн;
- согласие субъекта;
- соглашение о неразглашении;
- журналы обращений;
- порядок реагирования на инциденты;
- локальные акты;
- приказы о назначении;
- инструкции по работе с бумажными и электронными файлами;
- схемы защиты на съемных носителях.
Также предоставим список документов, которые следует вести в соответствии с действующими регулирующими нормами и спецификой структуры. При необходимости создадим документацию, отражающую взаимодействие с персональными данными и трудовой статус работников.
Перечень разрабатываемых документов
Разрабатывая документацию под бизнес, учитываем отрасль, цели обработки, способы хранения и объем собираемых сведений. Документация соответствует положениям Федерального закона №152-ФЗ, требованиям Роскомнадзора и другим регулирующим актам.
Каждый файл оформляется с учетом возможных проверок, ситуаций утечки и угроз, которые влияют на защищенность данных.
Наши специалисты:
- адаптируют документы под особенности деятельности организации;
- разрабатывают локальные акты с учетом моделей угроз;
- предоставляют документацию в электронной и бумажной форме;
- включают инструкции по применению, ознакомлению и ведению;
- при необходимости оформляют документы для работы на удаленке, взаимодействия с подрядчиками, HR-задач и других связанных тем.
В результате деятельность будет документально защищена и готова к возможным запросам со стороны государственных органов.
Что получает заказчик?
- документы по защите персональных данных;
- заключение о соответствии;
- программные решения обучения сотрудников;
- консультацию от экспертов и юриста;
- чек-лист и ответы на типовые вопросы проверяющих;
- подробную инструкция по удалению и защите данных;
- шаблоны актов, регламентов.
Команда Data Security поможет с выбором подхода. Мы имеем опыт в области обработки данных и готовы ответить на вопросы — подробнее расскажем обо всем и направим необходимые контакты. Напишите нам через сайт, оставьте адрес, и мы свяжемся с вами.